Czym jest praca zdalna? 

Jest to praca, która jest wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Praca zdalna – z czyjej inicjatywy? 

Strony mogą uzgodnić wykonywanie pracy zdalnej zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika. 

Ponadto pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej - pod warunkiem, że pracownik złoży oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania tego rodzaju pracy. Dotyczy to jednak wyłącznie dwóch sytuacji: 

• okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu; 
• okresu, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. 

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć takie polecenie, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Komu pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną? 

• Pracownik - rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, które potwierdza ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu powstałe w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia);
• pracownik – rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych; 
• pracownik – rodzic dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych; 
• pracownica w ciąży;
• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. 

W przypadku tych osób pracodawca ma obowiązek zaakceptować wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
 

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
 

Czym jest okazjonalna praca zdalna? 

Jest to praca zdalna, wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. 
 

Pracownik składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca, co do zasady, nie ma obowiązku zaakceptowania takiego wniosku, szczególnie jeżeli organizacja pracy lub rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie w trybie zdalnym. 
 

Dla kogo zwrot kosztów za wykonywanie pracy zdalnej? 

Dnia 7 kwietnia 2023 r. wchodzą do Kodeksu Pracy przepisy o pracy zdalnej, a wśród nich pojawia się obowiązek pracodawcy do pokrycia kosztów:

• energii elektrycznej,
• usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy. 

Ponadto, jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (np. komputera), wówczas pracownikowi należy się ekwiwalent za korzystanie z własnych materiałów i narzędzi. Jego wysokość pracodawca uzgadnia z pracownikiem. 
 

Oba powyższe obowiązki mogą zostać zastąpione obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 
 

Przepisy nie precyzują sposobu wyliczenia takiego ekwiwalentu, wskazują tylko, że przy ich ustalaniu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.  
 

Pokrycie tych wydatków przez pracodawcę nie stanowi dla pracownika przychodu. 
 

Zasady te nie dotyczą pracowników wykonujących pracę zdalną okazjonalnie. 
 

Inne obowiązki pracodawcy: 

• zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnienie pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; 
• zapewnienie pracownikowi szkolenia i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania tej pracy; 
• określenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie w miarę potrzeby instruktażu i szkolenia w tym zakresie; 
• zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną; 
• umożliwienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej - na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników; 
• realizacja większości obowiązków BHP.