Uregulowanie spraw majątkowych po śmierci bliskiej osoby to powinność, która prędzej czy później powinna zostać wykonana – niezależnie od tego, czy spadkobiercy zamierzają dysponować odziedziczonym majątkiem, czy jedynie uporządkować formalności. W polskim systemie prawnym istnieją dwa tryby potwierdzenia dziedziczenia szybki i niesporny akt poświadczenia dziedziczenia u notariusza oraz postępowanie sądowe, które jest konieczne w sprawach bardziej złożonych lub konfliktowych. Niniejszy artykuł omawia różnice między tymi procedurami, wymagane dokumenty, najczęstsze problemy oraz rolę, jaką pełni w nich profesjonalne wsparcie prawne.

Istota postępowania spadkowego

Postępowanie spadkowe jest procedurą prawną, której celem jest oficjalne ustalenie, kto dziedziczy po zmarłej osobie oraz w jakich udziałach. W momencie śmierci spadkodawcy dochodzi do tzw. otwarcia spadku, a spadek - będący ogółem praw i obowiązków majątkowych zmarłej osoby - z mocy prawa przechodzi na spadkobierców. Do kręgu spadkobierców należą osoby, które spadkodawca umieścił w testamencie bądź (w przypadku jego braku) ma miejsce dziedziczenie ustawowe zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Tym samym postępowanie spadkowe to procedura, której celem jest potwierdzenie, kto jest spadkobiercą oraz jakie udziały w spadku przypadają poszczególnym osobom. Dzięki niemu spadkobiercy uzyskują formalne potwierdzenie stwierdzające nabycie spadku, który umożliwia m.in. rozporządzanie majątkiem zmarłego, dokonanie działu spadku, dokonanie zmian w księdze wieczystej nieruchomości spadkodawcy (zmiana właściciela) czy dostęp do środków finansowych pozostawionych przez spadkodawcę na rachunku bankowym. Postępowanie to stanowi więc niezbędny krok dla uporządkowania kwestii majątkowych i prawnych po śmierci bliskiej osoby.
 

Tryby postępowania spadkowego – notariusz lub sąd

Postępowanie spadkowe może przebiegać przed notariuszem albo przed sądem, a wybór drogi zależy od zgody pomiędzy spadkobiercami, dostępnych dokumentów oraz tego, czy istnieją wątpliwości dotyczące testamentu lub kręgu osób uprawnionych do dziedziczenia.

Akt poświadczenia dziedziczenia (APD) u notariusza to rozwiązanie możliwe w sytuacjach niespornych – gdy spadkobiercy są zgodni co do dziedziczenia, testament nie budzi zastrzeżeń, a wszyscy potencjalni spadkobiercy mogą stawić się na jednej wizycie w kancelarii notarialnej. Wówczas procedura przebiega sprawnie, a sam akt poświadczenia dziedziczenia ma taką samą moc jak orzeczenie sądu. Koszt sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia może być wyższy niż postępowanie przed sądem, jednak jego największą dogodnością jest możliwość zakończenia sprawy w ciągu jednego dnia.

Natomiast sądowe stwierdzenie nabycia spadku jest nieuchronne, gdy występują jakiekolwiek wątpliwości co do kręgu spadkobierców czy autentyczności testamentu lub spory pomiędzy spadkobiercami – np. brak kontaktu z chociażby jednym z potencjalnych spadkobierców, testament jest niejasny albo sprzeczny, pojawiają się rozbieżności co do udziałów bądź nie ma możliwości wspólnego stawiennictwa przed notariuszem (spadkobiercy mieszkają za granicą i nie mają możliwości szybkiego powrotu). Z wnioskiem do sądu może wystąpić każda osoba mająca w tym interes. Przy czym jest to pojęcie szersze niż występujący również interes prawny. Przykładowo z wnioskiem o stwierdzenie nabycia spadku może wystąpić wierzyciel spadkodawcy, który po przeprowadzonym postępowaniu spadkowym w przypadku przyjęcia spadku będzie mógł żądać spłaty swej wierzytelności od spadkobierców. 

Dlaczego pomoc prawnika w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku przed sądem jest tak istotne?

Postępowanie spadkowe, choć wydaje się z pozoru proste i nieskomplikowane, może okazać się zawiłe. Prawnik pomaga uniknąć bardzo często występujących problemów formalnych – od ustalenia pełnego kręgu spadkobierców, przez weryfikację zgodności z prawem testamentów, po przygotowanie spełniającego wszelkie wymogi formalne wniosku o stwierdzenie nabycia spadku, skierowanie go do właściwego sądu oraz uzyskanie dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia procedury. Sytuacją występującą nierzadko jest również sprostowanie błędów w aktach stanu cywilnego lub odnalezienie danych identyfikujących osoby, których akta stanu cywilnego dotyczą. Profesjonalna pomoc prawna znacząco skraca czas postępowania i eliminuje ryzyko błędów skutkujących oddaleniem wniosku.

Co przygotować przed wszczęciem postępowania spadkowego?
Dokumenty.

Aby wszcząć postępowanie spadkowe – niezależnie od tego, czy sprawę prowadzi notariusz czy sąd – konieczne jest wcześniejsze zgromadzenie dokumentów dotyczących zarówno spadkodawcy, jak i potencjalnych spadkobierców. Najważniejszym dokumentem jest skrócony odpis aktu zgonu spadkodawcy. W przypadku spadkodawcy nie są potrzebne inne dokumenty, ponieważ w odpisie aktu zgonu są wymienione wszystkie konieczne informacje takie jak np. stan cywilny w chwili śmierci (wdowiec, rozwiedziony). Konieczne są również akty urodzenia lub małżeństwa potencjalnych spadkobierców oraz ich aktualne dane adresowe. Akty małżeństwa są konieczne, jeżeli spadkobierca zawarł związek małżeński i zmienił nazwisko. 
W przypadku, gdy spadkodawca pozostawił testament, należy dostarczyć jego oryginał. Równie ważne jest przygotowanie listy potencjalnych spadkobierców wraz z ich podstawowymi danymi, aby prawnik mógł zweryfikować krąg osób uprawnionych i uniknąć pominięć, które mogłyby wydłużyć całe postępowanie.

Pozyskiwanie aktów stanu cywilnego – kto może je otrzymać i jakie trudności mogą się pojawić?

Odpisy aktów stanu cywilnego mogą uzyskać osoby, których dotyczą, ich najbliżsi członkowie rodziny, spadkobiercy, a także pełnomocnicy – w tym prawnik działający na podstawie pełnomocnictwa. W praktyce korzystanie z pomocy pełnomocnika znacząco ułatwia postępowanie, szczególnie gdy dokumenty trzeba pozyskać z wielu urzędów lub z różnych miejsc w kraju bądź z zagranicy.
Podczas uzyskiwania dokumentów pojawiają się często problemy, takie jak brak pełnych danych osoby poszukiwanej, literówki lub błędy w imionach i nazwiskach, brak wzmianki o zmianie nazwiska, a także trudności związane z ustaleniem adresu uczestników postępowania. Zdarza się również, że część dokumentów znajduje się za granicą i wymaga dodatkowych procedur – legalizacji lub tłumaczenia przysięgłego. Wszystko to może wydłużyć postępowanie, dlatego wcześniejsza konsultacja z prawnikiem pozwala uniknąć niepotrzebnych przeszkód.
Zgodnie z art.  45 ustawy  z dnia 28 listopada 2014 r. prawo o aktach stanu cywilnego osobami, które mogą uzyskać z urzędu stanu cywilnego odpis aktu stanu cywilnego spadkodawcy bądź spadkobierców są małżonek, wstępny (rodzice, dziadkowie), zstępny (dzieci, wnuki), rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun. Pozostawiono również możliwość uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego dla osób spoza powyższego kręgu (siostrzenica nie może uzyskać aktu stanu cywilnego swojego wuja) przez wykazanie interesu prawnego. Należy w tym przypadku wskazać, do czego potrzebny jest odpis aktu stanu cywilnego. 

Wybór postępowania – notariusz czy sąd?

Po uzyskaniu całej dokumentacji i koniecznych danych pozostaje nam decyzja nad wyborem sposobu przeprowadzenia postępowania spadkowego. Jeżeli znamy wszystkich spadkobierców, są oni zgodni co do spadku oraz mają możliwość stawienia się w jednej chwili u notariusza - będzie możliwe sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia. 
W przypadku konfliktu między spadkobiercami, braku pełnej wiedzy o wszystkich spadkobiercach czy niemożności uzyskania aktów stanu cywilnego pozostaje droga sądowa, podczas której niezbędna jest pomoc profesjonalnego pełnomocnika w postaci radcy prawnego bądź adwokata. 
Wybór drogi sądowej powoduje konieczność złożenia do właściwego sądu rejonowego wniosku o stwierdzenie nabycia spadku. Właściwym jest sąd rejonowy ostatniego miejsca stałego pobytu spadkobiercy. Miejscem stałego pobytu jest miejsce, gdzie znajdowało się tzw. centrum życiowe spadkodawcy. Dla przykładu w sytuacji, gdy spadkodawca zmarł w szpitalu w Chojnicach, gdzie przebywał od kilku dni, ale przed śmiercią mieszkał na stałe w Starogardzie Gdańskim, to właściwym miejscowo będzie Sąd Rejonowy w Starogardzie Gdańskim. 

Podsumowanie 
W przypadku wyboru drogi sądowej, pomoc profesjonalnego pełnomocnika w osobie adwokata bądź radcy prawnego jest niezbędna, by sprawnie i bez zbędnego stresu przejść przez postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku. Jak wskazano powyżej - pomimo pozornej prostoty tego postępowania może ono w wielu aspektach być nieprzewidywalnym.